Time management … Is dat geen contradictio in terminis? Hoe kan je nu ‘tijd’ beheren wanneer je zelf nauwelijks vat op je tijd hebt? Mails, dringende telefoons en problemen allerlei maken het toch onmogelijk om je tijd fatsoenlijk te beheren?
Inderdaad; wondermiddelen bestaan niet, maar je kan wel een mate van structuur brengen in je tijdsbesteding, en op die manier een stuk efficiënter en effectiever werken. We bekijken enkele invalshoeken waarmee je je to-do-lijst kan beoordelen, bijsturen en op die manier beter verwerkbaar maken.
Uiteraard komt niets voor niets: je hebt een minimum aan discipline nodig om die invalshoeken consequent te gebruiken. Maar de voordelen zijn zo interessant dat deze ‘inspanning’ meer dan de moeite loont.
Filter
Via de volgende vragen kan je een filter op alle inkomende zaken loslaten. Deze vragen vormen een waterval: elke vraag leidt tot een actie of tot de volgende vraag.
- Heb ik überhaupt iets met deze taak te maken?
- Indien ja, ben ik werkelijk de beste en geschiktste persoon om die taak te doen?
- Indien ja, wanneer is het interessantste moment voor mij om deze taak te doen?
De antwoorden op deze vragen leiden tot de Vier D’s:
- Delete
- Delegate
- Defer
- Do
Delete
Wanneer je vindt dat je niets met de taak te maken hebt, is het beter om deze taak uit je lijst te laten verdwijnen: Delete dus. Op die manier blijven alleen de voor jou belangrijke zaken bewaard.
Dit wil niet noodzakelijk zeggen dat je deze taak niet kan of wil doen. De taak in kwestie past gewoonweg niet in je ‘wereld’.
Het gezond verstand vraagt uiteraard dat je zo’n overweging op een verantwoorde manier maakt, en dat je de opdrachtgever hiervan op de hoogte brengt.
Delegate
Niet alle taken die wel in je ‘wereld’ passen, moeten per se door jou uitgevoerd worden. Je meerwaarde kan in andere taken liggen, of je hebt op dit moment gewoonweg geen tijd. Wanneer je niet de geschiktste persoon bent om die specifieke taak uit te voeren, delegeer je de taak – in de mate van het mogelijke – aan iemand anders, die beter geschikt is voor deze taak, of er meer tijd voor heeft.
Een voorbeeld uit de IT-wereld is een Senior Developer, die niet noodzakelijk alle programmeerwerk zelf uitvoert, maar dit werk aan Junior Developers overlaat, ook al kan de Senior dit sneller en efficiënter.
Delegeren is niet gewoonweg de job op iemands bord schuiven: je delegeert wel het werk, maar niet de verantwoordelijkheid. Opvolgen van een gedelegeerde taak is van groot belang, en de mate van opvolging hangt sterk af van degene aan wie je de taak hebt gedelegeerd. Voor mensen met veel kennis van zaken is de ‘wat’ voldoende, want ze kunnen zelf best de ‘hoe’ bepalen.
Wanneer je je (te-)veel bezighoudt met het ‘hoe’ van een gedelegeerde taak, heeft dit enkele belangrijke negatieve gevolgen:
- Je spendeert daar veel tijd aan, zodat het uitgangspunt, je tijd beheren, voor een groot deel teniet gedaan wordt.
- Een woord dat deze houding goed samenvat, is micromanagement. Voor alle duidelijkheid: dit is geen positief begrip.
- De persoon aan wie je de taak gedelegeerd hebt, wordt niet gestimuleerd om zelf zaken in handen te nemen en initiatief te nemen. Ook haar of zijn zelfvertrouwen wordt niet echt opgebouwd.
Defer
Wanneer de taak op je bord blijft liggen, is de logische volgende vraag: wanneer doe ik die taak best? Met andere woorden, planning.
Een parameter om een eerste onderscheid te maken is de geschatte duur van de taak. Taken van minder dan 2 minuten werk doe je best meteen.
Taken hebben meestal een deadline. De definitie van een ‘deadline’ is het moment waarop een taak volledig moet afgewerkt zijn. Een deadline zegt dus alles over het eindtijdstip van een taak, maar niets over wanneer je best aan die taak begint.
Wanneer je maar net op tijd aan een taak begint, mag er werkelijk niets mislopen om de taak tot een goed en tijdig einde te brengen. Dit is niet alleen nogal risicovol, maar ook gewoonweg onrealistisch. Er komen altijdwel onverwachte problemen de kop opsteken: dit kunnen zowel zaken zijn die niets met de taak te maken hebben (van dringende telefoons tot elektriciteitspannes) als problemen inherent aan de taak (misverstanden, ontbrekende informatie, enz.).
Naast de geschatte duur en de deadline zijn er uiteraard nog een reeks andere parameters die een rol zouden moeten spelen.
- Factoren inherent aan de taak
- De complexiteit en/of moeilijkheidsgraad.
- De mate van nodige interactie met anderen en hun responstijd.
- Bepalende omstandigheden (licht of donker, het weer, …)
- Beschikbaarheid van materialen, gereedschap of informatie.
- …
- Externe factoren
- Je eigen beschikbaarheden
- Je ‘beste momenten in de loop van de dag’ om aan zo’n type taak te werken.
- …
De belangrijkste vraag is: “Wanneer komt het voor mij best uit om aan deze taak te werken?” De bedoeling is om op die manier het ideale startmoment van een taak te bepalen, en zo je planning te bouwen op basis van startmomenten, niet op basis van deadlines.
Do
Wanneer het gaat om een taak van minder dan pakweg 2 minuten werk, doe je ze beter meteen. Om dit taakje op een later moment opnieuw op te rakelen en de context terug te vinden, ben je toch gauw 2 minuten of meer kwijt.
Enkele effecten van deze houding zijn:
- Je lijst wordt niet overspoeld met allerlei kleine taakjes.
- Snelle reacties bezorgen je een reputatie van alertheid en responsiviteit.